2014年9月25日木曜日

続・産休時の引き継ぎ ― 期限を切って引き渡す

「仕事の引き継ぎを行う際に、最も大切なことは何ですか?」と問われたら、私ならこう答えします。

「それは、『期限を切って引き渡す』ことです」と。


以前、「産休時の引き継ぎ、5つのコツ」と題した記事で、「引き継ぎ期間は、1.5ヵ月(6週間)は取っておくと安心」と書きましたが、この考えは今でも変わっていません。

具体的なスケジュール感は、以下の通りです。

・6週間前:OJT開始
・2週間前:新任者に一人で任せる。相談を受けられる体制は残す
・1週間前:公的に「業務引き継ぎ完了」を宣言、裏で新任者をサポートする
・引き渡し予定日:名実ともに旧業務から撤退

ご覧になってお気づきのとおり、ポイントは、「予定の1週間前には、『業務引き渡し完了』を宣言する」こと。

これを行わないと、いつまでたっても自分のところに、関連業務についての新しい依頼が来てしまいます。片づけたはずなのに、次から次へと依頼が来て、いつまでたっても仕事が減らない。いつまでたっても休みに入れない…というハメに陥ってしまいます。

また、新担当者が無事に業務をスタートさせるにも、1週間の余裕をもたせることは大切です。引き継いで自分でやってみて初めて、わかること・わからないことがわかるようになるものですから。「あ、これ聞き忘れてた」または「あ、これ伝えるの忘れてた」ということが生じた場合でも、無理なく追加フォローを行うことも可能になります(もちろん、最後の一週間が単なるボランティアにならないよう、上司には作戦を正しく理解してもらう必要があります)。

引き継ぎ期間は、上記のケースより長くてもリソースの無駄になりますし、逆に短いと後から困ったことが山盛り、結局、陣痛直前まで仕事をしなくてはならない…となりかねません。

もちろん、やむを得ない理由で、短期間で引き継がなくてはならない場合もあるとは思いますが、理想的な引き継ぎ期間は、やはり6週間ではないかなぁというのが、過去3回の育休・産休経験による実感であります。


※いつも応援ありがとうございます!

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