2013年1月9日水曜日

産休時の引き継ぎ、5つのコツ

一体いつになったら産休に入れるのだろうか…と思いながら、現在、絶賛業務引き継ぎ作業中です。

「引き継ぎ」は、なかなか厄介なものです。業務の背景を知らない人に、業務の全貌を簡潔に説明し、さらにそうした方でも判断に迷うことがないよう、簡単に回せるように適切かつシンプルな方法に微調整した上で、渡さなくてはならないのですから。

こうした作業は、自分の持っているタスクを客観視したり、トレーニングを通じて自分の知識を強化するという面でも効果的なものです。が、やはりコツがあるもの。
そこで、過去2度の産休から学んだポイントを、以下にご紹介します。

ゆくゆくは産休を取得する可能性がある女性部下を持つ方も、上司の視点からぜひご参照ください。

■ 行うステップは以下になります。

1. 自分が今抱えている業務を、誰に、どのように、どのレベルで割り振るのか決定する
2. 自分が抱えている業務を再度見直し、作業自体を最小化する
3. 意思決定が最小限で済むよう、ノウハウをパッケージ化しておく
4. 他の人にとって「新しい分野に取り組むチャンス」と思ってもらえるよう、モチベーションを高める
5. 引き継ぎをする

■まず、1つめ。

1. 自分が今抱えている業務を、誰に、どのように、どのレベルで割り振るのか決定する

これは自分ひとりで決めて良いことではないので、上司と相談する必要が出てきます。特にポイントとなるのが、「どのレベルで」回すかの決定です。自分以外に同様エリアの業務をカバーしている人がいる場合は、さほど難しくないかもしれません。が、人的リソースが厳しい昨今、その人が抜けたら、当面はアウトプットのレベルを下げざるを得ない、という場合もあるかもしれません。

ですから、
・どのレベルで業務を回すか
・そのためには誰に割り当てるのが適切か
を最初に決定することが重要なのです。

■次に、2つめ。
2. 自分が抱えている業務を再度見直し、作業自体を最小化する

これは、
・自分が抱えている業務の中で「実は惰性で行っているだけだった」というものが、万が一にもないかを見直し、
・その作業が最小限のフローで済むよう手順を再構築する
という作業です。

業務を引き継ぐ方も、時間に余裕があるわけではありません。作業自体を最小化して、最大限の成果が出せるよう再構築してから渡すことは、最低限のマナーとも言えるでしょう。さらに、この作業をしておくことで、復帰後、その業務が戻ってきた際にも、効率化が図られた状態になっているので、「未来の自分を楽にする」ことにもなります。

■3つめ、
3. 意思決定が最小限で済むよう、ノウハウをパッケージ化しておく

自分が通常行っている業務においては、経験に基づく判断を無意識にしていることも少なくありません。経験が少ない人でも、自動的に同じような結果を出せるように、ノウハウや判断をシュミレーションによってケース化する、あるいはパッケージ化する等が必要です。

■4つめ、これが一番重要なことですが

4. 他の人にとって「新しい分野に取り組むチャンス」と思ってもらえるようモチベーションを高める

あなたが不在になる間、チームの他の人の業務量の増加は、避けようのない事実です。とはいえ、これまでにやったことのない新しい分野に挑戦し、実績を積むチャンスでもあるのです。

「一人抜けて忙しくなる」とネガティブにとらえられるよりは、「新しい挑戦のチャンス」とポジティブに受け止めてもらえるような表現を織り込みながら依頼をすると、よりスムーズに進むことでしょう。そうした声掛けを、上司にお願いしてもいいかもしれませんね。

■最後、5つ目は

5. 引き継ぎをする

あとは、実際にOJTをしながら、徐々に引き継いでゆくだけ。引き継ぎ期間は、可能であれば1.5ヵ月は取っておくと安心です。実際に引き継ぎ作業が発生する妊娠後期はのっぴきならない妊娠トラブルが発生する可能性も低くなく、予定より早く産休に入ることを余儀なくされる、という場合もあり得ますから…。

引き継ぎの5つのポイント、いかがだったでしょうか?

一言に「引き継ぎ」といっても、ステップは多く、配慮すべきことはたくさんあります。想像するだけでうんざりしてしまう方も
おられるかもしれませんが、業務棚卸のよい機会でもあります。業務の断捨離&効率化を進めるチャンス!ととらえて、前向きに取り組むことをおすすめします。
※もしよろしければ、感想など、お気軽にお寄せいただけると嬉しいです↓

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