2011年10月20日木曜日

仕事の8割はマニュアル化できる

昨日は、
「やらない」ことを決めることの重要性と、
・やらないことをやらずに済むためには、マニュアル化とノウハウを公開することが非常に大切
であることを書きました。

今日はその続きとして、仕事のマニュアル化について、具体的に書きます。

二度の産休を経験し、都度「引継書」を作成したことから、「自分が抱えている仕事の8割はマニュアル化することができる」という感覚を持っています。

この「8割」には、三通りの意味合いがあります。
・1つ目は「全タスク数の8割」
・2つ目は「全行程の8割」
・3つ目は「自分でやる場合の8割の精度」
という意味です。

まず、自分のタスクを列挙して、マニュアル化できるものとできないものを割り振ります。
この段階で、マニュアル化して他者に移管可能なアイテムは、全タスク数の8割、ということが多いようです。

次に、各タスクの工程をステップ別に書き出します。
その中で、8割の工程は自動的にマニュアル化できても、残りは経験則や専門知識に基づく判断が必要、ということがあります。

実は、経験則や専門知識も学習可能、かつ判断もノウハウを積み上げれば、ある程度は前例に基づいて判断できるようになります。また、あらかじめ条件設定をすることで、判断をマニュアル化することも可能です。
しかし、新しい事案の判断をマニュアル化するのは難しいものです。

また「考える」「アイデアを出す」など付加価値を生み出す作業も、仕組み化はできたとしても、マニュアル化は難しいものです。

最後に、各タスクをステップ毎に分割し、誰が取り組んでも同じ成果を出せるように、噛み砕いて、惜しみなくマニュアルに落とし込みます。

ポイントは、手順だけでなく、そのアクションを起こす際の諸注意事項も一緒に書き記すこと。
こうすることで、形式的には同じ成果を出せるようにはなりますが、完璧に同じ、というわけにはいかないのが人間。

細かな言葉遣いや、徹底度、配慮や言い方、慣れなど、個性やソフトパワーと言われる点が差となって、自ら取り組む時と比較して、2割程度は劣化してしまうのは仕方がないこと。

本質的な点と哲学さえ正しく引き継がれれば、多少のことには目をつむるという心構えで、無意味に細かいことは言わず、思い切って任せる必要があります。

今やっている仕事を可能な限りマニュアル化し、そのノウハウを広く共有して、その仕事を手放す。
そして空いた時間で新しいこと、付加価値を生み出せることに注力して、またそれをマニュアル化/ノウハウ開示し、手放す。

この繰り返しで、さらなる飛翔が狙えるのではないでしょうか。


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