前倒しで進めるための、ちょっとしたコツ

 昨日は、
・子どもがいると「急遽」というシチュエーションが増える
・でもビジネスでは「急遽」が来たからといって、期限をミスするわけにはいかない
・そのため「不測の事態に備えて、前倒しで計画を進めること」が重要
という話をしました。

今日は、
「計画を前倒しで進めるための、ちょっとしたコツ」
というテーマで書きます。


■ 昨日も書いたとおり、私は「計画を前倒しで進めること」が大の苦手。

なぜなら、
・ミーティングの準備は、直前に行った方が、最新情報も揃っていて良い
・しかも、ミーティングに向けて意識を集中できるから効率的
・企画書や資料作成は、提出期限目前の方が、時間的制約があるため効率的にできる
・状況変化に応じたリバイズをする必要がないので、結局投下時間が最小ですむ
と考えていたからです。


■ しかし、これではいつまで経っても自転車操業。

そこで考えたのが、以下の方法です。
1. ミーティングの準備は、ミーティング設定時に大枠を揃え、前日に関係者に事前配布する
2. 企画書や資料作成は、期限の２日前を締切りと設定する

具体的にみてゆきましょう。


■1. ミーティングの準備は、ミーティング設定時に大枠を揃え、前日に関係者に事前配布する

これまで私は、ミーティングの準備は直前が最も効率が良いと考えていました。
最新の情報もあり、ミーティングに意識を向けることもできるからです。

しかし少し角度を変えてみると、

「ミーティングに向けて何を用意する必要があるか」を考えるのに最適なのは、
実はミーティング直前ではなく、その日時を設定する段階だと気づきました。

というのも、そもそもミーティングを設定する理由は
「XXXをしなくてはいけない」→「だからミーティングを設定しよう」
という思考があるからです。

時間が経つと「なんでミーティングすることにしたんだっけ？」と忘れがちですが、
日時を設定した段階では、その理由付けもクリアなはず。

その勢いで、
・必要な資料のリストアップ
・今、用意できる資料は用意する
・日程が近づかなくては用意できない資料は、
(a).いつ用意できるか (b).どのような資料が必要か
を明記して、その日が来るのを待つ
まで進めてしまう方が、日が経ってから記憶を思い出しながら準備をするより、スムーズに準備できるのです。

そして前日には関係者にその資料を事前送付する。

すると参加者も、
・事前にコメントを用意したり
・関連資料を準備できることもあり、
全体として会議効率を上げることもできます。


■ 2. 企画書や資料作成は、期限の２日前を締切りと設定する

これは実行している方も多いかもしれませんが、実行するにあたって一番のポイントは、
・2日前の「自分締切日」を迎えたら、提出してしまう
ことです。

というのも、仮に2日前に提出できるところまで完成させたとしても、
いつまでも手元に置いておくと、
・あそこは、こっちの論考の方がいいかな？
・ここは、このロジックの組み方で良かっただろうか？
・もっといいアイデアが出てくるのでは？
と、もっと手を掛けたくなってしまい、結果、普段より多くの時間を投入してしまうことになります。

必要な手間はかけるべきと思いますが、あまりに熟成させすぎても、全体の時間配分と仕事の効率という観点からは、マイナスになるのではと考えるからです。

前倒しした分、次の仕事が待っています。
自分で設定した締切りを過ぎた以上、どうしても治したい箇所以外は、なるべく手を入れずに、どんどん先に進むようにしましょう。


今日も「AND」で考えましょう！