そのタスクの目的は何か？

仕事と育児を両立させるためには、少ない時間で成果を最大化することが不可欠。
というわけで、本ブログでも効率化については、しつこいくらい触れています。

この「少ない時間で成果を最大化する」ために気をつけていることについて、私なりに気をつけていることを言語化してみようと思います。

「少ない時間で成果を最大化する」ために、どうしたらいいか？

端的に言えば「不必要なことは行わない」です。

では「不必要なことを行わない」ためには、どうすればよいか？

「そのタスクの目的は何か？」を問うことです。

例えば、上司に資料のまとめを依頼された場合、単に「どのような内容と体裁でまとめればよいのか？」を聞くだけでなく、「どのような目的で必要なのか？」を確認することが大切です。
（デキる上司であれば、依頼時に目的も一緒に伝えてくれるものですが、忙しいと抜けることもあるので）

もし、ミーティング時の手元資料として使いたいなら、十分な量の必要な情報を端的にまとめる必要があるでしょう。その代わりレイアウトや色使いなどに凝る必要はありません。

一方、外部に公開するものなら、見栄えや言葉の使い方ひとつひとつまで、丹念にチェックする必要があります。わかりやすい、伝わりやすい表現になっているか、誤解を招く言い回しになっていないか、最新の注意を払う必要があります。

また誰かから仕事を引き継いだ時にも、単にタスクの手順を聞くだけでなく、このタスクをなぜ行っているのか？目的はなにか？を聞くことが大切です。

もしかしたら、不必要な、いわゆる「Nice to have」に分類される作業が含まれているかもしれません。
また、その目的を達成するためには、もっと別のアプローチの方が相応しい場合もあるかもしれません。
ひょっとしたら、環境が変化して既に不要なタスクになっているのに、惰性で継続しているだけのタスクもあるかもしれません。

この「なぜ行っているのか？」を追求する視線を持つことは、自分が行っているタスクに対しても同様です。

定期的、例えば四半期に一度、企業が業績発表をするように、自分の成果とタスク内容をチェックしてみるといいかもしれません。

もしよろしければ、感想など、お気軽にお寄せいただけると嬉しいです↓

仕事の８割はマニュアル化できる

昨日は、
・「やらない」ことを決めることの重要性と、
・やらないことをやらずに済むためには、マニュアル化とノウハウを公開することが非常に大切
であることを書きました。

今日はその続きとして、仕事のマニュアル化について、具体的に書きます。

二度の産休を経験し、都度「引継書」を作成したことから、「自分が抱えている仕事の８割はマニュアル化することができる」という感覚を持っています。

この「８割」には、三通りの意味合いがあります。
・１つ目は「全タスク数の８割」
・２つ目は「全行程の８割」
・３つ目は「自分でやる場合の８割の精度」
という意味です。

まず、自分のタスクを列挙して、マニュアル化できるものとできないものを割り振ります。
この段階で、マニュアル化して他者に移管可能なアイテムは、全タスク数の８割、ということが多いようです。

次に、各タスクの工程をステップ別に書き出します。
その中で、８割の工程は自動的にマニュアル化できても、残りは経験則や専門知識に基づく判断が必要、ということがあります。

実は、経験則や専門知識も学習可能、かつ判断もノウハウを積み上げれば、ある程度は前例に基づいて判断できるようになります。また、あらかじめ条件設定をすることで、判断をマニュアル化することも可能です。
しかし、新しい事案の判断をマニュアル化するのは難しいものです。

また「考える」「アイデアを出す」など付加価値を生み出す作業も、仕組み化はできたとしても、マニュアル化は難しいものです。

最後に、各タスクをステップ毎に分割し、誰が取り組んでも同じ成果を出せるように、噛み砕いて、惜しみなくマニュアルに落とし込みます。

ポイントは、手順だけでなく、そのアクションを起こす際の諸注意事項も一緒に書き記すこと。
こうすることで、形式的には同じ成果を出せるようにはなりますが、完璧に同じ、というわけにはいかないのが人間。

細かな言葉遣いや、徹底度、配慮や言い方、慣れなど、個性やソフトパワーと言われる点が差となって、自ら取り組む時と比較して、2割程度は劣化してしまうのは仕方がないこと。

本質的な点と哲学さえ正しく引き継がれれば、多少のことには目をつむるという心構えで、無意味に細かいことは言わず、思い切って任せる必要があります。

今やっている仕事を可能な限りマニュアル化し、そのノウハウを広く共有して、その仕事を手放す。
そして空いた時間で新しいこと、付加価値を生み出せることに注力して、またそれをマニュアル化／ノウハウ開示し、手放す。

この繰り返しで、さらなる飛翔が狙えるのではないでしょうか。


もしよろしければ、感想など、お気軽にお寄せいただけると嬉しいです↓

「やらない」ことを決める

「よく噛んで、何でも頂戴する」が基本スタンスの私ですが、何でもかんでも引き受けていては自分が消耗するだけなので、ある程度の見極めを行い、お断りすることは必要なことだと思います。

少し前に、勝間和代さんの著書「断る力」が話題になりました。
一部では修行中の新人が勘違いをして「お断り」を多発したという職場もあったようですが、自分の成果に責任を持つ立場のビジネスパーソンは、やはり何でも対応できるほど暇でもお人好しでもいられないはず。
必然的に「やらないこと」を決める必要があります。

では、何を「やらない」と決めるか？

私の場合は、
・自分の目標、夢、ゴールを達成するためのステップとして、良い経験になること
・自分にしかできないこと（組織内で自分だけが付加価値を与えられること）
以外は「やらない」と決めています。

それ以外のタスクは、アシスタントにお願いしたり、マニュアル化／ノウハウ開示して依頼者が自分で対処できるようにするなど工夫しています。

また、「自分にしかできないこと」も、他の人ができない理由を精査することが重要です。

つまり、「他の人ができない」のは、「経験がないからできない」のか、「能力、ポジション的にできない」のか。
前者であれば、この機にノウハウを指導して、次回からは別の人ができるような仕組みを作ればよいこと。

「やらないこと」を決めて、常に自分にプラスになる経験を積み、付加価値を生み続けるには、マニュアル化／ノウハウ開示が鍵となります。

非常に重要なポイントのため、項を分けて明日に続けます。

もしよろしければ、感想など、お気軽にお寄せいただけると嬉しいです↓

24時間を最大限に活用するための3ステップ

仕事と育児、仕事と勉強など、何かと何かを両立させようとする人にとって、時間管理をしっかり行い、生産性を向上させることは至上命題です。

特に育児は、単純に効率化できる場面が少なく、突発事項も起こりやすく、自分でコントロールすることが難しい場面も多いもの。
そもそも、大人から見たら「非効率の塊」である子供と過ごす時間は、こちらも子供のペースに合わせて、非効率になる必要があります。
（大人からみたら「非効率」でも、子供にとっては全てが貴重な学びですから）

ですので、時間管理の見直しをかけようとした場合、改善の余地があるのは、自分がコントロール可能な時間帯のみ。
つまり朝、自宅を出てから帰宅するまでの時間となります。

■ というわけで、今日は私が今回行った、時間割の見直し方法をご紹介します。

ステップ１：
まず、自分が一日のうちにやりたいことを全てリストアップします。
ポイントは、仕事のタスクも、プライベートなタスクも、全て列挙することです。

例えば私の場合、情報収集、ソーシャルメディア、英語の勉強（リスニング、リーディング、スピーキング、ボキャブラリーの4分野）、仕事のタスク（実際に手を動かす作業）、仕事のアイデア練り、その日の仕事の優先順位・段取り決め・締切時間の決定、ブログ執筆、子供が翌日園に持ってゆく荷物の準備、などが基本的なタスクとして毎日あります。

ステップ２:
次に、それぞれのタスクを可能な限り細分化します。
例えば、「部屋の掃除」であれば、以下のステップが考えらます。
1. 部屋の中の①どこを、②いつ、③どのような手順で片付ける／掃除するのか、決める（プランを立てる）
2. 実行する

また例えば、「子供の予防接種の予約をする」であれば、以下のステップが考えらます。
1. 予防接種を受け付けている日程を確認する
2. 自分が動ける日程を確認する
3. 予約の電話をかける

ステップ３:
最後に、それぞれのタスクを実行する「場所」と「時間帯」を割り当てます。
ポイントは、公私を分けずに、どんなに小さな時間であっても、また移動時間も含めて割り当てること。

さきほど例にあげた「部屋の掃除」であれば、掃除という作業自体は自宅にいないとできませんが、1. のプランを立てることは、どこにいてもできることです。

また、仕事のアイデア練りも、必ずしもオフィスでしなくてはいけない、というものでもありません。
お風呂に入っている時や、就寝直前にアイデアが浮かぶ、ということも、よくあることだと思います。

さらに、情報収集やその日の仕事の段取り決定は、朝オフィスに到着する前でなくてはなりませんが、ブログの執筆や英語の勉強は、何時に実行しても構わないものです。
また予防接種の予約は、病院が開いている時間に行わなくてはなりませんので、多くの場合は就業時間中になるでしょう。

でも知的労働者は、頭からアイデアを捻り出して成果に結びつけることが全て。
「ワークライフ・ハーモニー」と呼べるような、仕事とプライベートが混ざりあって、最も効率的な環境を築ければよいのではないかと思います。

少しでも何かの参考になればと思い、私なりの方法をご紹介しました。

もしよろしければ、感想など、お気軽にお寄せいただけると嬉しいです↓

残業なしで成果を最大化するコツ(3)

■ 前回まで私なりの「残業なしで成果を最大化するコツ」について

・自分がやらなくてはいけない／自分しかできないタスクはどれか
・最小の労力で最大の効果を上げるために、そのタスクの「石の目」がどこにあるのか、なぜそのタスクを行う必要があるのか
を見極めた上で、
・期限を切って、限られた時間のなかで、全力を尽くして「石の目」に取り組む

ことが重要だと書きました。

■ そして仕事には
・自分がイニシアティブを取って進める、自分の直接の成果となるタスク
・自分の成果にはならないけど、誰かのサポートとして力を貸すタスク
の二種類があり、それぞれアプローチが異なることを書きました。

■ 今日は、残業を排するための鍵を握る「自分の成果にはならないけど、誰かのサポートとして力を貸すタスク」について、書きます。

■ この類のタスクへの対処は、厄介です。今すぐに評価に直結しはくても、いずれ何かしらの形で戻ってくるので、手を抜くことはできません。評判にもかかわります。

しかし、過剰に手をかけ過ぎて、自分の本当にしなくてはならないタスクに影響が出ては本末転倒です。

そこで、依頼者別に、最も効果的な方法をご紹介します。

■ 依頼者が上司の場合

この場合は簡単です。全力で取り組んでください。しかも依頼の期待値を上回る内容で戻すことを心がけてください。

なぜか？
その理由をとてもわかりやすく解説しているページがありますので、ご紹介します。
http://www.2nd-stage.jp/backnumber/ppf_full/2007/03/1295.html
（「平成進化論」）

■ 依頼者が部下の場合

この場合も比較的簡単です。注意すべきことはひとつ、
「魚をあげるのではなく、魚の取り方を教える」ことです。

例えば、あるセミナー集客のための広告プランを立てた部下がいるとします。内容をみたところ、「この順番で、このメディアを使えばいいのに」と思ったとします。

そのとき、単に具体的な施策だけをしてきしても、それは「魚をあげた」ことと同じ。
「魚の取り方」を教えない限り、おそらくはいつまで経っても毎回あなたのところに持ち込んでしまうでしょう。

本質的な考え方を指導しましょう。

■ 依頼者が同僚の場合

この場合の注意すべきポイントは2つあります。
・ひとつは、あなたが依頼された理由を考え、あなたしか負荷できない独自の立場、切り口からのフィードバックを返すこと
・もうひとつは、自分のフィールドバックが「自分のアイデアである」ことが形に残るか、形に残してくれる相手か
をきちんと見極め、限られた時間内で全力をつくすことです。

同僚の中には、あなたのフィードバックをまるで自分のアイデアかのように展開し、自分の手柄にしてしまうタチの悪い人も、必ずいると思います。
そこで周囲にそれとなくアピールする等が必要になってくるかと思います。

もしよろしければ、感想など、お気軽にお寄せいただけると嬉しいです↓

残業なしで成果を最大化するコツ(2) 石の目を見極める

■ 昨日は、私なりの「残業なしで成果を最大化するコツ」について、

・自分がやらなくてはいけない／自分しかできないタスクはどれか
・最小の労力で最大の効果を上げるために、そのタスクの「石の目」がどこにあるのか、なぜそのタスクを行う必要があるのか
を見極めた上で、
・期限を切って、限られた時間のなかで、全力を尽くして「石の目」に取り組む

ことが重要だと書きました。

■ そして仕事には
・自分がイニシアティブを取って進める、自分の直接の成果となるタスク
・自分の成果にはならないけど、誰かのサポートとして力を貸すタスク
の二種類があり、それぞれアプローチが異なることを書きました。

■ 今日は、「自分がイニシアティブを取って進める、自分の直接の成果となるタスク」について、少し掘り下げて書いてゆきます。

■ 自分の成果に直結することですので、全力を尽くすことには違いないのですが、ポイントは、
・このタスクは何のために行っているのか、目的を正しく把握する
・目的から外れる不必要なポイントに時間を割かない
・締め切りを決めて、時間をかけ過ぎず、最重要ポイントに重点を置いて進める
ことです。

■ 「このタスクは何のために行っているのか？」という目的を明確に把握していると、集中すべきポイントが明らかになり、
必然的に無駄な作業を省くことができます。

サッカー元日本代表の中田英寿氏も、「このトレーニングは何のために行っているのか？」ということを、学生時代から常に意識してトレーニングに取り組んでいたと聞いたことがあります。トレーニングの目的が明確になることで、使うべき筋肉・鍛えるべき筋肉への意識が行き届き、結果、トレーニングの成果を最大化できる、という話だったと記憶しています。

また、目的が明確になることで、これまでの手順を効率的に改善したり、満然と行っていたが、実は不要だった、という手順を見つけることもあるでしょう。

■ そして、タスクはすべて期限を切って、スピード感をもって進めること。
今はビジネス環境の変化も早い時代ですので、時間をかけて緻密に作り上げてゆくより、ポイントを抑えてどんどん進めてゆく方が、結果として高い成果を残せるのではないでしょうか。

明日は「自分の成果にはならないけど、誰かのサポートとして力を貸すタスク」を、効率よく対処する方法をご紹介します。


もしよろしければ、感想など、お気軽にお寄せいただけると嬉しいです↓