産休に入る際に、業務引き継ぎと同様、あるいはそれ以上に大切なことがあります。
それは「ご挨拶」。
対象者は大きく分けて3種類に分類されるでしょう。
1. 同じ部署内で、産休中に実際に業務をカバーしてくださる方々
2. 社内全般
3. 社外の関係者(顧客や取引先など)
■ 1.は、産休に入る直前に、お菓子などを手渡しながら、「暫くご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします」と、直接挨拶に回ることです。
憂いなく産休を取得できるのも、業務をバックアップしてくれる同僚、後輩、上司がいてこそ。「産休を取得するのは、女性の当然の権利!」などと思うのではなく(まぁ、そう思う方はほとんどいないと思いますが;)、最大限の感謝の気持ちを込めて、挨拶に回りたいものです。
■ 2.は、従業員数が50名以上の規模になれば、メールご案内になることが多いと思います。その際には、以下に言及する必要があります。
・休業予定期間(いつから休んで、いつ頃に復帰する予定なのか)
・休業中の業務についての問い合わせ先
■ 3. は、以下の二段階を踏むのが一般的でしょう。
・妊娠経過も順調、かつ口頭で予定を告げる
・いざ、産休に入る直前に、改めてご挨拶メールを送り、個別に電話をする
本来であれば、個別に訪問して直接ご挨拶したいところですが、なにぶんにも
で、以下が私が実際に産休に入る際に送った、ご挨拶メールのテンプレートです。必ずしも最上のものとは言えない部分もあるとは思いますが、ビジネスメールのテンプレートサイトなどにも、あまり記載がないようなので、少しでも参考になることがあればと思い、公開します。
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平素はお世話になっております。XXXXXの○○です。
私事で大変恐縮ではございますが、
XX月XX日(XX)より(本日より)産休をいただくこととなりましたので、ご連絡申し上げます。
不在中のXX業務につきましては、下記の者が担当いたします。
何かございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。
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○○ ○○
メール: xxxx@xxxxxx
電話 : xx-xxxx-xxxx
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また、産休後は引き続き育休をいただきました後、
XX頃には復職の予定です。
その節はまた暖かいご指導をいただけますと幸甚に存じます。
本来お伺いしてご挨拶申し上げるべきところではございますが、
メールでのご挨拶とお礼に代えさせていただく失礼をお許しください。
引き続き、弊社をご愛顧くださいます様、よろしくお願い申し上げます。
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※もしよろしければ、感想など、お気軽にお寄せいただけると嬉しいです↓
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