不愉快なメールを受け取った時の対処法

仕事をしていると、驚くほど攻撃的だったり、高飛車だったり、感じの悪いメールを受け取ることも、多々あると思います。

そんな時、カチンとした感情のまま返信すると、どうなるでしょうか？

これが不思議なことに、その感情は行間から相手に伝わってしまい、多くの場合、ますます険悪になるという泥沼にハマることになります。

そこで不愉快なメールを受け取った時に、どのように冷静に対処するか、私なりのコツをお知らせします。

■まず、不愉快なメールを送ってくる方には、二種類あると思います。

ひとつは、そもそも文章でのコミュニケーションが苦手なため、悪意はないのに、メールでだけ感じが悪くなってしまう場合。

このケースは比較的、容易です。

1. まずは「この人、いい人なんだけど、メールだとちょっと残念な感じになっちゃうんだよね」と自分を納得させる

2. 口頭で（できれば顔を見ながら）話をしてみる

3. それでもこじれるようなら、第三者に間に入ってもらう

4. 話した内容を、メールで記録として残しておく

もし社内の人が相手なら、口頭で話をする際に「メールだけだとxxという印象を受けたけど、実際に話せてよかった」「こういう表現だと、文字だけだとxxという誤解を受ける可能性があるから、気をつけた方がよい」など、フィードバックすると良いでしょう。

その人が社外の方に悪い印象を与えることになったら、会社にとっての損害ですから。

■もうひとつは、そもそもお人柄に疑問符を付けたくなる方であるため、その点がメールでも露呈してしまっている場合です。

この場合、できることはただ一つ。

逃げることです。

とにかく感情を殺して、淡々と、相手を立てながら、懸案をできるだけ早くクローズさせて、必要以上に接触する機会を持たないこと。これにつきます（笑）。

だって、相手はお人柄に疑問符を付けたくなるような人ですから、まともに向き合っても、話が通じないのは目に見えています。そこに時間をかけて更なるストレスを抱え込むよりは、「天災のようなもの」とあきらめ、ダメージを最小限に抑え、撤収する方が精神衛生上、また実害を防ぐという意味でも、健全ではないかと思うのです。

それにしても…人柄って、言葉の端々に出るものなのですね。気をつけよう。自戒を込めて。

※もしよろしければ、感想など、お気軽にお寄せいただけると嬉しいです↓