2012年7月25日水曜日

活発に意見が出る!会議進行7つのコツ

昨日は「会議がスムーズに進む!ファシリテーター5つのコツ」と題して、ミーティングを効果的に進めるコツをご紹介しました。

今日はその中のひとつのポイントでもあった、
「活発な議論が出るための雰囲気づくりや投げかけのコツ」
について、もう少し書いてみます。

会議の際「さあ、ディスカッションをしましょう!」と言っても、日本人同士ではなかなか意見が出づらいもの。そこで、以下の点に配慮すると、話しやすい雰囲気を作ることができ、活発に意見が出やすくなります。

1. 最初に、参加者に期待するアクションを述べる

「今日は活発な意見が出ることを期待しています」「アイデアレベルでも構いません」など、一言伝えておくと参加者の心の準備が整います。


2. 最初の一言を引き出す

シーンとしている中で意見を述べることに躊躇する日本人は多いものです。ですから、まず最初の一言を誰かから引き出すことは非常に重要です。

ファシリテーターが口火を切ると、ひとりで話し続けてしまう、ということになりかねないので、できれば参加者からの発言を促したいものです。

具体的には、「発言のポイントを絞る」ことです。

大雑把に「どう思いますか?」と聞かれても答えに窮しますから、

「まずAから検討したいと思いますが、ここには選択肢が3つあるように思います。他に選択肢はありますか?あるいはこの選択肢について、『これは違うんじゃない?』など、意見はありますか?」と投げかけてみる、

あるいは、

前回のサマリー、過去の発言を引き合いに出し、「以前、XXXというような意見来れたかと思いますが、それについてはどうでしょうか?」

など、発言のポイントを絞ると、答えが出やすく、議論のきっかけにもなりやすいと思います。


3. 意見を述べたあと「…と思ったのですが、どうですか?」など、他の参加者に意見を促す

ファシリテーター自ら発言したあとは、他の参加者の発言を促すようにします。すると、発言者が偏らずにすみます。


4. 発言していない人に意見を促す

ある程度の意見が出てきたら、まだ発言していない人にも水を向けてみましょう。

もちろん、タイミングは見極めなくてはいけません。

相手のバックグラウンドや普段携わっている業務を考慮して、発言しやすそうなトピックが出た時に、

「XXさん、○○というお立場からいかがですか?」
「XXさんは、△△というご経験がおありだと思いますが、その経験から見た時にどうでしょうか?」

など、振ってみると、相手も答えやすいと思います。


5. フォーマルな会議でなければ、あえてくだけた表現を混ぜてみる

高位役職者がいるカッチリしたミーティングではNGですが、時折くだけた表現や口調を織り交ぜると、場の雰囲気がぐっと和みます。

とはいえ、どの程度までくだけてOKかは、場の雰囲気を読みながらチューニングする必要があります。また、やりすぎると場の緊張感がなくなるので、この点からも、匙加減は重要になります。


6. アイコンタクト

ファシリテーターが話をする時は、全員とバランスよくアイコンタクトを取りながら進めましょう。参加者の関心度合いを測ることができます。

もし、意見も言わず、目も合わない参加者が多数いるとしたら、その人たちは「現在のトピックに関心がない」という意志の表われ。早々に別の話題に移った方がよいかもしれません。


7. 「あなたの意見が聞きたい」という気配り&心配り

会議は生き物。これまで述べてきたテクニックが必ずしも当てはまらない場合もあるかもしれません。が、「私はあなたの意見を聞きたいのです。ぜひ聞かせてください!」という気持ちで、相手とコミュニケーションを取ることに集中すれば、「どう対処したら意見を出してもらえるか」というテクニックは、臨機応変に出てくると思います。

その気配りと心配りが参加者に伝われば、きっと協力を得られ、期待どおりの進行をすることができるでしょう。

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