即断、即決、即アクション

「子供との約束」を果たすべく、定時あがりを続けるためには、「より少ない時間で多くを生み出す」いわゆる "more with less"が不可欠です。

「短い時間で成果をあげる」ためには、
①時間を効率的に活用できているか「時間配分」を定期的に確認する
というマクロの視点と、

②ひとつひとつのアクションを、最短時間で処理できているか
というミクロの視点が必要だと思っています。

①については、先日見直しを図り、現時点での最適化を図りました。

今日は②について、私なりの方法を具体的にご紹介します。

■メール処理
・メールを確認する時間を決める（一日三回：朝、午後一、夕方）

・メールは基本的に一度しか読まない。
       ・三分以内で対応できるものは直ぐに返信する。
       ・誰かに依頼が必要なものも、直ぐに依頼する。
       ・時間がかかりそうなもの、やっかいなものは電話あるいは口頭で対応する。追って簡単にメールでポイントをフォローする。

・自分の手を離れたものは基本的には削除する。
       ・履歴として保管する必要があるもののみ、別フォルダに保存する。
       ・受信トレイ＝アクション・アイテム、という状態に自然となる

・関係しそうな人は、とにかくCC
        ・情報共有の手間を省く
        ・自分の取り組んでいる活動を周知することで、関連情報、参考情報が入りやすくなり、成果を上げやすくなる
        ・手柄を人に取られづらくなる

■ミーティング
・PC必携
        ・確認事項はその場で確認する
        ・転送すべき資料があればその場で送る（本文を書かなくてもいいので、その点でも効率的）
        ・アクション・アイテムリストを書きながらミーティングを行い、終了と同時に関係者に送付する

この他にも、
・確認を依頼されたら、その場で確認する
・質問されたことは、その場で答える
・会話の最後はアクション・アイテムで締める
・自分が決裁権のあることで、決めるべきことは、その場で決める
など、「即断即決」そして「即アクション」を起こせるように留意しています。

これにより、雑事に費やす時間を最小化し、
・少し時間をかけて考えたり
・価値を生み出す仕事
に、より多くの時間を割けるようになります。

ひとつの例として、何かの参考になればと思いご紹介しました。

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